たとえば、「社外へのメールを送れないようにする」「特定の人のみ送受信を許可する」といったことができます。
今回は、Microsoft365 Exchange Onlineの「メールフロールール（トランスポートルール）機能」を使っていきます。
この記事でわかること
・ 組織外（社外）からのメール受信をブロックしたい
・ 特定の相手先へのメール送信を許可する方法
・ 特定の相手先からのメール受信を許可する方法
今回の機能を使うにあたって、以下の準備をしておく必要があります。
・ ドメインをMicrosoftへDNSレコードで連携済み
◆ 作業にあたっては、自己責任でお願いします。
共通操作（ログイン）
① https://portal.office.comへアクセスします。
② Microsoft 365の「管理者用アカウントのメールアドレス」を入力し、「次へ」をクリックする。※不明な場合は、管理者へ確認してください。
↑社員のアドレスではなく、管理用のメールアドレスになります。
③ 「パスワード」を入力し、サインインボタンをクリックします。
③ サインインを維持画面が表示されたら、任意の方をクリックします。
↑維持しておくと、次回からログイン情報を入力する必要がなくなります。
④ 左メニューの「管理」をクリックします。
⑤ Microsoft 365管理センターが開きますので、「すべて表示」をクリックします。
⑥ 「Exchange」をクリックします。
メール送信を制限・ブロックする方法
制限したい社員アカウントに対して、ルールを設定していきます。
①「メールフロー」→「ルール」→「＋ルールの追加」をクリックします。
② 「新しいルールの作成」をクリックします。
③「名前」に任意の名前を入力します。「このルールを適用する」のプルダウンをクリックし、「送信者」を選択します。
④ 右のプルダウンをクリックし「この人物である」を選択します。
⑤ 「メンバーの選択」画面が表示されますので、メール送信をブロックしたいアカウントを選択します。「保存」ボタンをクリックします。
⑥ 「送信者」が表示されるので確認します。「＋」をクリックします。
⑦ 「および」の「１つ選択」をクリックし「受信者」を選択します。
⑧ 「外部/内部である」を選択します。
⑨ 「受信者の場所の選択」が表示されるので、「Outside the organization」を選択します。「保存」をクリックします。
⑩ 「次を実行します」の「１つ選択」の中から「メッセージをブロックする」を選択します。
⑪ 右側のプルダウンから「だれにも通知せずにメッセージを削除する」を選択します。
↑また、「メッセージを拒否してその説明を含める」を選択すると、メールをブロックに加えて、文章を送信者に返すこともできます。
⑫ プルダウンをクリックし、「メッセージを拒否してその説明を含める」を選択します。
⑬ 送信できない理由を入力します。
↑この設定をしておくと、送信者に送信できない理由を知らせることができるので、事故を防ぐことができます。
また、「特定の相手のみ」メール送信をすることもできます。手順は以下の通りです。
⑭ 「次の場合を除く」のプルダウンをクリックします。
⑮ 「受信者」を選択します。
⑯ 右側のプルダウンをクリックし、「この人物である」を選択します。
⑰「メンバーの選択」欄に相手先のメールアドレスを手入力します。「保存」ボタンをクリックします。
⑱ 必要に応じて、チェックをします。「次へ」をクリックします。
↑このルールを適応したい期間が決まっている場合は、予め設定しておくことができます。
⑲ 内容を確認して「完了」ボタンをクリックします。
⑳ 作成したルールをクリックします。「ルールを有効または無効にする」のトグルをオンにします。※オンにしないと、ルールは有効になりません。
㉑ しばらくすると「ルールの状態が正常に更新されました」を表示されます。※無効にしたい場合は、再度トグルをクリックします。
㉒ 試しにメール送信テストを送ってみてください。
メール受信を制限・ブロックする方法
①「メールフロー」→「ルール」→「＋ルールの追加」をクリックします。
② 「新しいルールの作成」をクリックします。
③ 「名前」欄に好きな名称を入力します。
④ 「このルールを適用する」のプルダウンをクリックし「受信者」を選択します。
⑤ 受信をブロックする社内ユーザーを選択します。「保存」ボタンをクリックします。
⑥ 「＋」ボタンをクリックします。
⑦ 「および」のプルダウンをクリックし、「送信者」を選択します。
⑧ 右側のプルダウンをクリックし、「外部/内部である」を選択します。
⑨ 「送信者の場所の選択」が表示されますので、「Outside the organization」を選択します。「保存」ボタンをクリックします。
⑩ 「次を実行します」のプルダウンをクリックし、「メッセージをブロックする」を選択します。
⑪ 右側のプルダウンをクリックし、「だれにも通知せずにメッセージを削除する」を選択します。
「特定の相手先だけメール受信したい」ときもありますよね。追加で以下の手順を実施します。
⑫ 「次の場合を除く」のプルダウンをクリックします。「送信者」を選択します。
⑬ 右のプルダウンをクリックし、「この人物である」を選択します。
⑭ 受信を許可したいメールアドレスを入力します。「保存」ボタンをクリックします。
↑複数のメールアドレスを設定しておくこともできます。
⑮ 「次へ」ボタンをクリックします。
⑯ 必要に応じて、チェックをします。「次へ」をクリックします。
↑このルールを適応したい期間が決まっている場合は、予め設定しておくことができます。
⑰ 内容を確認して「完了」ボタンをクリックします。
⑱ 作成したルールをクリックします。「ルールを有効または無効にする」のトグルをオンにします。※オンにしないと、ルールは有効になりません。
⑲ しばらくすると「ルールの状態が正常に更新されました」を表示されます。※無効にしたい場合は、再度トグルをクリックします。
⑳ 試しに受信メールテストを行ってください。