基本的に、パソコン内かメールサーバーの、どちらかに保存されていて、それぞれメリット・デメリットがあります。
この記事では、「POPメールをサーバーに残す方法」、「サーバーから削除する方法」をご紹介します。、
POPメールとは？
POPメール方式では、メールをダウンロードします。その後、受信したメールは、基本的にサーバーから削除されますので、パソコン内のみに存在することになります。ですが、サーバーに残す設定をすることもできますので、のちほどご紹介します。
POPメール方式のメリット
＜● オフラインでも閲覧できる＞
メールをダウンロードしておけば、オフラインでも過去のメールを閲覧することができます、メールを受信・送信する場合は、インターネット環境が必要です。
＜● どこでもメールを利用できる＞
POP方式でも、サーバーに残す設定をしておくと、インターネットにつながる環境であれば、どこでもメールを利用することができます。ダウンロードする必要はありますが、パソコンのみならず、モバイル・スマートフォンなども有効です。
POPメール方式のデメリット
＜● 容量を圧迫する＞
サーバーおよびパソコンに、データが溜まっていきますので、容量を圧迫します。サーバーに残す期間を設定しておくと効率よく使えます。
＜● デバイス間の同期ができない＞
POP方式は、デバイス間の同期ができません。たとえば、パソコンでメール送信した場合、スマートフォンには、履歴が残りません。同期したい場合は、IMAPやExchange Onlineを利用する必要があります。
メールサーバーにデータを残す設定方法
① 「ファイル」タブをクリックします。
② 「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリックします。
③ 対象のアカウントをクリックし、「変更」ボタンをクリックします。
④ 「サーバーにメッセージのコピーを残す」欄にチェックを入れます。
これでサーバー上にメールデータが残るようになりました。
＜一定期間残しておきたい場合＞
↓のように「サーバーから削除する」にチェックを入れると指定した日数はサーバーに保管されます。
サーバーの容量を圧迫してしまうのが不安な方は、チェックに入れておきましょう。
＜削除済みアイテムが削除されたら、サーバーからも削除する方法＞
「削除済アイテムから削除されたら、サーバーから削除」にチェックを入れると、「削除済みアイテム」のデータが消去されるとサーバーからも消去されます。
⑤ 「次へ」ボタンをクリックします。
⑥ 「アカウントが正常に更新されました」の画面を確認し、「完了」をクリックします。
設定は以上となります。
サーバーにメールを残さない手順
① 「ファイル」タブをクリックします。
② 「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリックします。
③ 対象のアカウントをクリックし、「変更」ボタンをクリックします。
④ 「サーバーにメッセージのコピーを残す」のチェックを外します。
このチェックを外すとメールを受信したタイミングで、サーバー上のデータが消去されます。
⑤ 「アカウントが正常に更新されました」の画面を確認し、「完了」をクリックします。
設定は以上となります。
これから先のメールの使い方
近年では、何台もデバイスを持つ時代になりましたね。
POP方式では、デバイス間の同期ができないので、不便に感じることが増えてきています。そのため、これからはIMAP方式やMicrosoft Exchange Onlineを利用すると便利です。
たとえばExchange Onlineは、Microsoft 365のサーバーを利用することで、メールのみならずスケジュールや、ファイルの共有などをすることができます。
Exchange Onlineのメリット
＜● デバイス間の同期＞
共通のMicrosoftアカウントを、それぞれのデバイスに設定しておくと、受信メール・送信メール・連絡先・スケジュールが同期されます。わざわざ連絡先をバックアップしておく必要が無くなります。
＜● 大容量のメールボックス＞
50GBのメールボックスを使うことができます。インプレースアーカイブを利用すると、古いメールの整理ができるので、効率的に容量を使えます。また容量も増やすことができます。
＜● スケジュール・ファイルの共有＞
他の人との、スケジュール・ファイル共有をすることができます。わざわざ、電話をしなくても、スケジュールで予定を共有することができます。