パソコンが壊れたときのために、メールのバックアップは必要になります。
今回は「バックアップ方法」「復元方法」をご紹介したいと思います。
データをバックアップする必要性について
POP方式
まずはPOP方式です。これはメールサーバーから、受信メールをパソコンにダウンロードする方式です。日数が経過すると、サーバーからメールデータが消えてしまうため、パソコンの中にしかデータが残りません。
そのため、パソコンが壊れたときのために「受信トレイ」「送信済みアイテム」「連絡先」をバックアップする必要があります。
IMAP方式
IMAPは、メールサーバーに直接アクセスして、閲覧する方式になります。サーバーにメールデータは残るため、複数のデバイスで利用するには便利です。ところがサーバーの容量を圧迫してしまうデメリットがありますので、注意が必要です。
パソコン内部にデータが残っているわけではないですが、定期的にバックアップしておくと良いでしょう。
Microsoft Exchange
Microsoft Exchangeは、Microsoftのメールサーバーを利用する方式です。IMAPと似た感覚で使うことができますが、Exchangeは、多くの機能・制限を利用することができます。
特にバックアップは不要ですが、メールの乗り換えなどする場合には必要となります。
バックアップを取得する方法
① 「ファイル」タブをクリックします。
② 「開く/エクスポート」をクリックし、「インポート/エクスポート」をクリックします。
③ 「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
④ 「Outlookデータファイル（.pst）」を選択し、「次へ」をクリックします。
⑤
１．「サブフォルダーを含む」にチェックを入れます。
２．バックアップ対象のメールアドレスをクリックします。
※「受信トレイ」をクリックして進めると「受信トレイのデータのみ」バックアップされます。
３．「次へ」をクリックします。
⑥ 「参照」ボタンをクリックし、バックアップデータを保存する場所を指定します。
注意：エクスポートする容量によっては「数十分～数時間」かかる場合があります。
「完了」ボタンをクリックします。
⑦ 「パスワード」と「パスワードの確認」を入力します。
※パスワードをかけたくない場合は空欄で進めることも可能です。
※バックアップ復元時に使用します。
⑧ 指定した場所にバックアップデータが作成されます。
⑨ 可能であれば他のパソコンを使って、実際に「復元」しておきましょう。
このデータが正しく取得できているかを確認しておくのは非常に大切です。
一部（受信トレイや送信済アイテム・連絡先）のデータを取得する
特に連絡先は消えてしまうとダメージが大きいので、取得しておくことをおすすめします。
① 上項（「全てのメッセージや連絡先のバックアップを取得する」）の①～④までは同様の手順です。
② 対象メールアドレスをクリックします。
③
１．スクロールして、「連絡先」をクリックします。※ここでは連絡先を例にしています。
２．その状態で「次へ」をクリックします。
④ 以降は、上項（「全てのメッセージや連絡先のバックアップを取得する」）の⑥～⑨同様の手順です。
データを復元する方法
① 「ファイル」タブをクリックします。
② 「開く/エクスポート」をクリックし、「インポート/エクスポート」をクリックします。
③ 「他のプログラムまたはファイルからのインポート」をクリックします。
「次へ」をクリックします。
④ 「Outlookデータファイル（.pst）」をクリックします。
「次へ」をクリックします。
⑤
１．「参照」ボタンをクリックし、取っておいたバックアップデータを指定します。
２．「オプション」欄のいずれかを選択します。
※「重複した場合、インポートするアイテムと置き換える」を使う場合が多いです。
３．「次へ」をクリックします。
⑥
１．インポートデータが表示されます。
２．「サブフォルダーを含む」にチェックが入っている事を確認します。
３．どのメールアドレスにインポートしたいかを選択します。
４．「完了」をクリックします。
⑦
１．パスワードを設定していた場合は「パスワード」欄に入力します。
２．「OK」ボタンをクリックします。
⑧
１．データがインポートされたことを確認します。
２．連絡先をインポートした場合は、「連絡先」欄を確認します。