メールには、「テキスト形式」や「HTML形式」と言った具合に形式が存在します。この違いによって、不具合が起きることがあります。
そこで「Outlookでテキスト形式で送信する方法」をご紹介します。
この記事で分かること
・ テキスト形式のの解説
・ OUTLOOKで、テキスト形式にする方法
HTML形式について
HTML形式とは？
HTML（HyperText Markup Language）とは、一般的には「ウェブサイト・ホームページを制作するために使われる言語」です。HTMLを使うことで、「見栄えが良いボタン」や「文字の装飾」、「リンクの作成」をすることができます。
これをメールの本文に活用することができるので、メールマガジンや広告に使われることが多いです。
HTML形式のメリット
HTML形式には、いろいろなメリットがあります。
多彩なデザインを表現できる
テキスト情報以外にも、画像や動画、フォントの色やサイズを変更することができます。見た目が良くなるので、目をひくデザインにすることができます。
リンクを張ることができる
「企業のウェブサイトやダウンロードサイトなど、リンク/URL」を張ることができます。それにより自然な形で、関連ウェブサイトに案内することができます。
HTML形式のデメリット
容量が多くなる
HTMLは、画像やスタイルシートを使うため、情報量が多くなります。メールにHTML形式を使うと「送受信に時間がかかってしまう」ことがあります。メールのトラブルを回避するには、HTML形式を使わない方が良いこともあります。
セキュリティのリスク
HTMLには、いろいろな情報を盛り込むことができます。たとえば悪意のあるプログラムが組み込まれていたり、開くだけでウィルス感染することもあります。また、巧みなデザインでうまくリンクに誘導させる「フィッシング」の問題もあります。
互換性の問題
メールを受信する側で、HTMLに対応していなければ、そのデザインを正しく表示することができません。画像が表示されなかったり、デザインが崩れてしまうことがあります。
迷惑メール扱いになる
HTML形式は、迷惑メール扱いになる可能性があります。HTMLは、「リンクやプログラムを埋め込む」ことができるので、フィッシングなどの手口に悪用されることがあります。
そのため、受け手のメールソフトで迷惑メール判定される可能性があります。
テキスト形式について
テキスト形式とは？
テキスト形式は、「文字情報のみで構成」されています。そのため、フォントのサイズや種類、色、画像などを表現することができません。ですがその一方で、ほとんどのエディタで開くことができたり、情報量が少ないため、メールも軽くなると言ったメリットがあります。
テキスト形式のメリット
データ容量が少ない
文字情報しかないので、データ容量は少なくなります。ただその分、際立たせることが難しくなるので、読みやすい文章にするなどの工夫が必要になります。
迷惑メールになりにくい
プログラムやリンクの埋め込みができないので、メールが届かないと言った不具合がおきにくくなります。もしメールが届かない症状に困っている場合は、ためしにテキスト形式で送信してみると、問題が解消されるかもしれません。
誰でも文章を作成できる
HTMLの専門知識はいらないため、だれでも文章を書くことができます。
テキスト形式のデメリット
インパクトが弱い
画像や動画を使うことができず、テキストのみなので、インパクトが弱くなります。文章の書き方や、言い回しがとても重要になります。
リンク誘導ができない
リンクを設置することができないので「関連するウェブサイト」や「関連する記事」などへ誘導しにくくなります。
リッチテキストを使うという選択
リッチテキスト形式とは？
リッチテキストとは、HTML形式の一種なので、基本的な違いはありません。HTMLは、画像や複雑なデザインにしたい場合に使いますが、リッチテキストは、フォントのサイズや色などの「文字の装飾」を行うことができます。
テキスト形式でメール送信してみて、問題がなさそうであれば、リッチテキストを使ってみるという手段も有りです。
常にテキスト形式でメールを作成する方法
① 「ファイル」タブをクリックします。
② 「オプション」をクリックします。
③ 「メール」→「次の形式でメッセージを作成する」欄のプルダウンをクリックします。
④ 「テキスト形式」を選択します。
⑤ 「OK」ボタンをクリックします。
⑥ 「新しいメール」をクリックします。
⑦ 「書式設定」→「・・・」→「メッセージ形式」→「テキスト」になっていることを確認します。
↑ここで「HTML形式」「リッチテキスト形式」に変更することができます。
返信・転送メールをテキスト形式にして送信する方法
「HTML形式」で受信したメールを返信または転送しようとすると、「HTML形式」となっています。
この場合は、「書式設定」→「・・・」→「メッセージ形式」→「テキスト」に変更する必要があります。
↑ここで「HTML形式」「リッチテキスト形式」に変更することができます。