相手のパーソナル情報を登録しておけば、効率よく管理・運用することができます。
本記事では、連絡先の使い方を分かりやすくまとめています。
連絡先を追加する方法
① 連絡先アイコンをクリックします。
②
１．「ホーム」タブをクリックします。
２．「新しい連絡先」ボタンをクリックします。
③
＜必要事項を入力していきます＞
① 姓・名・勤務先・部署・役職などを入力します。
④
「フリガナ」は自動で入力されますが、変更したい場合は、「フリガナ」ボタンをクリックします。
⑤
「姓」「名」「勤務先」のフリガナを編集して、「OK」ボタンをクリックします。
⑥
「メールアドレス」を入力します。
もし複数のメールアドレスがある場合は、プルダウンをクリックします。
⑦
「メール２」を選択します。
⑧
２つ目のメールアドレスを入力します。
※３つ目があれば、同じ要領で「メール３」に登録します。
⑨ 「電話番号」や「FAX番号」などを入力します。
⑩ プルダウンをクリックすると、以下の情報を入力することができます。
※「秘書」「勤務先電話」「勤務先電話２」「勤務先FAX」「コールバック」「自動車電話」「勤務先代表電話」「自宅電話」「自宅電話２」「自宅FAX」「ISDN」「携帯電話」「その他の電話」「その他のFAX」「ポケットベル」「通常の電話」「無線電話」「テレックス」「TTY/TDD」
⑪ 「住所」のプルダウンをクリックすると、「勤務先住所」「自宅住所」を選択することができます。
⑫ 住所を入力します。
⑬ 右横の「地図」をクリックします。
⑭ すると、Microsoft Bingでマップを表示することができます。
⑮ 「保存して閉じる」ボタンをクリックします。
⑯ もし以下の画面が表示された場合は、既に登録されています。
１．「新しい連絡先を追加する」か「選択した連絡先の情報を更新する」を選びます。
２．「更新」ボタンをクリックします。
⑰ 連絡先が追加（または更新）されたことを確認します。
受信メールから連絡先を追加する方法
この方法は、アドレスの入力ミスを防げるのでおすすめです。
①
１．連絡先に追加したい受信メールを選択します。
２．対象のメールを「連絡先アイコン」にドラッグ＆ドロップします。
② するとパーソナルデータを入力する画面にメールアドレスなどが表示されます。
※「性/名」や「表題」などは不完全な状態なので、手直しが必要な場合があります。
③ 手直しを行います。
※「性/名」「表題」「メール」「表示名」は、最低限入力してきましょう。
④ 入力したら、「保存して閉じる」ボタンをクリックします。
⑤ もし以下の画面が表示された場合は、既に登録されています。
１．「新しい連絡先を追加する」か「選択した連絡先の情報を更新する」を選びます。
２．「更新」ボタンをクリックします。
⑥ 連絡先が追加（または更新）されたことを確認します。
連絡先を編集・修正する方法
① 連絡先アイコンをクリックします。
②
１．編集したい連絡先を右クリックします。
２．「連絡先の編集」をクリックします。
※ 連絡先をダブルクリックしても同じ動作になります。
③
１．パーソナルデータ編集画面が表示されるので、必要事項を修正します。
２．「保存して閉じる」をクリックします。
連絡先を削除する方法
① 連絡先アイコンをクリックします。
②
１．削除したい連絡先を右クリックします。
２．「削除」をクリックします。
③ 連絡先一覧から削除されたことを確認します。
連絡先グループを作成する方法
連絡先をグループ化しておくと、以下のようなメリットがあります。
● アドレスの入力ミスを防ぐことができる。
● 宛先を個別に指定する必要がない。
● 作業効率が上がる。
● 会議、タスクの招待に使える。
①
「新しい連絡先」をクリックします。
「新しいグループ」をクリックします。
②
「メンバーの追加」をクリックする。
「Outlookの連絡先から」を選択します。
③
グループに追加したいアドレスを選択し、「メンバー」ボタンをクリックします。
一通り追加できたら、「OK」ボタンをクリックします。
④
「グループ名」を入力します。
「保存して閉じる」をクリックします。
⑤ 連絡先一覧にグループが追加されたことを確認します。