検索フォルダーとは？
検索フォルダーとは、メッセージを自動で抽出してくれる機能です。
例えば以下のように、「見積書を含むメール」や「添付ファイルのあるメール」といった条件を設定しておくと、自動で格納してくれます。
毎回、検索しなくてもいいので、楽ですね。
おすすめは、未読のメッセージが格納される方法です。閲覧漏れを防ぐことができます。
また、検索フォルダーには、以下のメリットがあります。
＜● 毎回検索する必要がない＞
事前に条件を設定しておくので、毎回検索する手間がなくなります。
大量のメールの中から抽出しなければなりませんが、すばやく格納してくれます。
検索フォルダーに格納されたメッセージを削除しても、元のメールは削除されません。誤って削除しても問題ありません。
検索条件は、細かく設定することができるので、自分用にカスタマイズすることができます。
検索フォルダーの使い方（デスクトップアプリ版）
検索フォルダーの設定方法
①
１．「検索フォルダー」を右クリックします。
２．「新しい検索フォルダー」をクリックします。
② 検索条件が表示されますので、任意の項目を選択します。
よく使われる条件は下記のものがあります。
１．未読のメール： 未読のメールを表示します。
２．重要なメール： 重要度-高-のメールを表示します。
３．特定の人からのメール： 特定の差出人からのメールを表示します。
４．添付ファイルのあるメール： 添付ファイルが付いたメールを表示します。
５．特定の文字を含むメール： 任意の文字を含むメールを表示します。
③ 「OK」ボタンをクリックします。
④ 検索フォルダーに「重要なメール」フォルダーが作成されました。
↑今回は「重要なメール」を例にしています。
検索フォルダーを指定する
そこで検索対象とするフォルダーを、指定する方法をご紹介します。
①
１．「検索フォルダー」を右クリックします。
２．「新しい検索フォルダー」をクリックします。
②
１．「カスタム検索フォルダーを作成する」を選択します。
２．「選択」ボタンをクリックします。
③
１．任意の名前を入力します。
２．「参照」ボタンをクリックします。
④
１．検索対象にするフォルダーにチェックを入れます。
２．「サブフォルダーも検索する」のチェックを外します。
３．「OK」ボタンをクリックします。
↑今回は「受信トレイ」を検索対象としています。
⑤ 「条件」ボタンをクリックします。
⑥
１．「詳細設定」タブをクリックします。
２．「優先度/重要度」にチェックを入れます。
３．プルダウンをクリックし、「高」を選択します。
４．「OK」ボタンをクリックします。
↑今回の例では、重要度「高」で設定しています。
⑦ 「OK」ボタンをクリックします。
⑧ 「OK」ボタンをクリックします。
⑨
１．重要度「高」のフォルダーが作成されます。
２．受信トレイ内の重要度「高」のメールだけ表示されます。
複数の条件を組み合わせる
①
１．「検索フォルダー」を右クリックします。
２．「新しい検索フォルダー」をクリックします。
②
１．「カスタム検索フォルダーを作成する」を選択します。
２．「選択」ボタンをクリックします。
③
１．任意の名前を入力します。
２．「参照」ボタンをクリックします。
↑今回は、「見積書」というワードに加えて「重要度 高」のメールを抽出します。
④
１．検索対象にするフォルダーにチェックを入れます。
２．「サブフォルダーも検索する」のチェックを外します。
３．「OK」ボタンをクリックします。
↑今回は「受信トレイ」を検索対象としています。
⑤ 「条件」ボタンをクリックします。
⑥
１．「メッセージ」タブの「検索する文字列」に「見積書」と入力します。
２．「詳細設定」タブをクリックします。
⑦
１．「優先度/重要度」にチェックを入れます。
２．プルダウンをクリックし、「高」を選択します。
３．「OK」ボタンをクリックします。
⑧ 「OK」ボタンをクリックします。
⑨ 検索フォルダーが生成されます。
これで「複数の条件に一致するメール」を表示することができます。
検索フォルダーを削除する方法
①
１．削除したい検索フォルダーを右クリックします。
２．「フォルダーの削除」をクリックします。
② 確認画面が表示されますので、「はい」をクリックします。
③ 該当のフォルダーが削除されました。
検索フォルダーを削除しても、もとのメールは削除されません。
検索フォルダーの使い方（WEB版）
① OutlookのURLにアクセスします。https://www.office.com/
② MicrosoftアカウントにIDを入力し、「次へ」をクリックします。。
③「パスワード」を入力し、「サインイン」ボタンをクリックします。
④ 左側の「アプリ」をクリックし、「Outlook」をクリックします。
⑤ 「検索フォルダー」をクリックし、「新しい検索フォルダーの作成」をクリックします。
⑥
「種類の選択」をクリックし、プルダウンから条件を選択します。
⑦
「検索フォルダーの名前」欄に、好きな名前を入力します。※今回は未読メール用。
「作成」ボタンをクリックします。
対象メールが存在した場合は、格納されます。